Wer schon in Microsoft 365 lebt, denkt naheliegend an eine SharePoint-Liste oder Microsoft Lists, um Fristen zentral zu führen. Geteilt, mit Spalten, mehrere Bearbeiter – das ist deutlich näher an einem echten System als eine einsame Excel-Datei. Für die Erfassung ist das gut. Beim Erinnern und beim Nachweis beginnt die Bastelarbeit.
Wo die SharePoint-Liste punktet
- Geteilt & rechtebasiert – mehrere Leute pflegen denselben Datenbestand.
- In M365 integriert – Single Sign-on, vertraute Oberfläche.
- Strukturierte Spalten, Ansichten, Filter.
Wenn dein Ziel ein gemeinsamer Datenbestand ohne harte Erinnerungs- und Nachweispflicht ist, ist eine Liste eine solide Wahl.
Wo der Aufwand beginnt
- Erinnerung = Eigenbau. Eine Liste benachrichtigt nicht von selbst. Du brauchst einen Power-Automate-Flow („wenn Fälligkeit in 14 Tagen, sende Mail"). Den musst du bauen, testen, dokumentieren – und er bricht still, wenn sich Spalten ändern oder Flow-Limits/Throttling greifen.
- Keine echte Eskalation. „Mahnen bis bestätigt" lässt sich in Automate nur mit spürbar komplexer Logik (Schleifen, Status, Bedingungen) nachbauen. Wartungsintensiv und fehleranfällig.
- Nachweis nur so gut wie dein Versionsverlauf. Wer hat wann mit welchem Kommentar quittiert? Das müsstest du als eigene Felder + Verlauf modellieren – ein Projekt für sich.
- Excel bleibt oft die echte Quelle. Viele Teams pflegen weiter ihre Excel-Datei und müssten sie in die Liste migrieren oder doppelt führen.
SharePoint-Liste vs. CellAlert
| SharePoint / Lists | CellAlert | |
|---|---|---|
| Daten geteilt erfassen | ja | ja |
| Erinnerung | nur via Power-Automate-Eigenbau | fertig, per E-Mail & Kalender |
| Eskalation bis bestätigt | komplexer Flow nötig | eingebaut |
| Wiederkehrende Fristen | manuell / Flow-Logik | Intervall rückt automatisch nach |
| Nachweis fürs Audit | Eigenmodellierung | wer/was/wann, lückenlos |
| Datenquelle | Migration aus Excel nötig | bleibt deine Excel-Zelle |
| Pflegeaufwand | Flows warten | Zelle markieren, fertig |
Wenn Excel die Quelle bleiben soll
Der Unterschied im Kern: SharePoint will, dass du deine Fristen in die Liste bringst. CellAlert lässt sie da, wo sie sind – in Excel – und legt nur die Überwachung darüber. Keine Migration, keine doppelte Pflege, kein Flow, der irgendwann still bricht. Wie aus einer wachsenden Liste ein verlässliches System wird, zeigt Zertifikate & Prüffristen überwachen.
FAQ
Wir haben jemanden, der Power Automate kann – reicht das nicht? Für eine einfache Vorab-Mail ja. Sobald Eskalation, Wiederholung und prüffähiger Nachweis dazukommen, baust du faktisch ein kleines Produkt nach – inklusive Wartung und Ausfallrisiko.
Ist CellAlert nicht auch „noch ein Tool" neben M365? Es ersetzt nichts in M365 – es hängt sich an dein bestehendes Excel. Anmelden, Zelle markieren, fertig.
Was, wenn wir später doch in Lists wollen? Deine Daten bleiben in Excel und sind als CSV exportierbar – kein Lock-in. Preise ansehen.